Dokumenthåndtering

M-Files information- & dokumenthåndtering

Et sted at finde alt information - uanset placering!

Træt af at lede efter indhold i forskellige netværksmapper og systemer? Med intelligent information- & dokumenthåndteringsløsning fra M-Files er dette ikke længere et problem.

M-Files-løsningen er bygget på tre grundsten: den er metadatabaseret, system-neutral og intelligent. Det betyder, at du kan finde data og dokumenter baseret på, hvad de er, ikke hvor de er gemt.

Se information i rette kontekst automatisk, uanset hvilket system det er arkiveret i. Det er ikke nødvendigt at bekymre sig om data-migrering – flyt ikke indhold, men lad det blive hvor det er, og få adgang til det med det samme.

Få det på din måde, og brug det fra alle enheder

M-Files er platform- og enheds-uafhængig. Uanset hvad du foretrækker at opsætte i dit it-miljø, kan M-filer installeres i cloud, On-Premises eller som en hybrid løsning, som gør din virksomhed cloud parat med det samme. Desuden tilbyder M-Files en fælles brugergrænseflade uanset den enhed, du bruger, så du kan arbejde når som helst, hvor som helst og med enhver enhed.

Udfordringen med data og dokumenter

Omkostningstungt at håndtere papirdokumenter og søge efter dokumenter
66% af virksomheder i analysen prøver at reducerer brugen af papir.

Dokument-Kaos
62% er fuldstændig afhængig af deres delte netværksmapper (AIIM).

Reduceret mobilitet
57% er udfordret af sikkerheds-parameter på deres mobile enheder (Smartphone, Tablet)(Forrester).

Frygt for sikkerhedsbrist
46% af medarbejdere har delt personfølsomme dokumenter via privat fil-delings tjenester.

”Idag er det ikke et spørgsmål om at have et dokumenthåndteringssystem – idag er det et konkurrence parameter for mange virksomheder”

Hvem er M-Files?

M-Files er en global leverandør af information- & dokumenthåndteringsløsning og har været på markedet siden 2005. Hovedkontoret er i Finland med mere end 500 ansatte, hvor også deres udviklingsafdeling er at finde, som består af ikke mindre end 200 ansatte. Afdelinger er placeret i USA, Canada, Australien og Tyskland, Frankrig og England. Herudover har M-Files et globalt partnernetværk, som idag tæller mere end 600 partnere, hvoraf EDH Technology er partner i Danmark. Partner netværket fungerer idag også som leverandør af specialtilpassede moduler eller Add-ons til M-Files.

M-Files er det eneste dokumenthåndteringssystem som håndterer indhold udfra Hvad det er og ikke Hvor det skal hen. Man kan endda connecte til eksisterende netværksdrev og virksomhedssystemer, således at man kan finde information i ethvert system, ikke kun M-Files. Det er intelligent dokumenthåndtering

Jeg vil gerne have mere information om dokumenthåndtering

Har I brug for rådgivning og information om, hvordan jeres virksomhed kan spare tid på dokumenthåndtering? Kontakt Salgs- og markedschef Torben Schmidt på mail eller telefon.

Torben Schmidt Kristensen

Salgs- & markedschef
Tlf. 2762 4100
tsk@edh-tech.dk

Skriv til os hurtigt og nemt
Office 365

Fuld Office 365 integration med M-Files

Office365 er standard integration i M-Files og det har naturligvis mange fordele.
  • Brugerne kender brugerfladen og er vant til at arbejde med office-programmer
  • Gem direkte fra Word eller Excel eller andre office programmer
  • Gem mails direkte fra Outlook til kunde eller projekt, både ind- & udgående mails(på denne måde er mails tilgængeligt for andre medarbejdere)
  • Åbn M-Files direkte fra Word eller Excel eller andre office programmer
SharePoint Online

M-Files til SharePoint Online

Vil du gerne kunne bruge dit velkendte SharePoint-visning til at få adgang til og administrere dokumenter og indhold i alle andre forretningssystemer og netværksdrev og mapper. SharePoint er et fremragende værktøj til daglig dokumenthåndtering og samarbejde. For at drage fordel af SharePoint-dokumenthåndteringsfunktionalitet skal dit indhold dog opholde sig i SharePoint. M-filer til SharePoint Online giver dig mulighed for at finde, få adgang til, redigere og administrere alt dit indhold i den velkendte SharePoint-visning, uanset hvor indholdet er gemt. Det giver dig også mulighed for at se de relaterede forretningsdata i andre systemer inden for samme visning.

Benyt dig af SharePoints samarbejdskapaciteter, mens du stadig drager fordel af et kraftfuldt, fuldt udstyret intelligent informationsstyringssystem.

Microsoft Teams

Forbedre dokumentstyring for Microsoft Teams

Arkiver dokumenter fra SharePoint eller Outlook til dine Teams områder? Hvordan håndterer du tilladelser og redigerede versioner af dette indhold?

M-Files giver dig mulighed for at finde, få adgang til, redigere og administrere alt dit indhold i forskellige applikationer, systemer og databaser gennem den velkendte Microsoft Teams brugergrænseflade, hvilket gør daglig dokumenthåndtering i Teams meget lettere.

Du kan få vist indhold fra flere Team-kanaler, SharePoints sites, og delte mapper i en visning for at lette det daglige arbejde. M-Files viser altid den nyeste version til de relevante personer – altid i den rigtige kontekst.

Flere fordele
Der findes mange flere fordele med M-Files
Outlook

Udvidet Outlook funktionalitet

Forsæt arbejdet i Outlook´s brugerflade, også når du skal se dokumenter. Eller se alle relaterede dokumenter til en kunde eller et projekt, også mails naturligvis. Automatiser arkivering af emails – både modtagelse og afsendelser.

Skalerbar og optimeret performance, Cloud-løsning tilbyder hurtig kom-i-gang produktion og endeløse skalerbarhed i en Microsoft Azure-baseret cloud platform, hvorimod en On-Premises løsning giver dig mulighed for at optimerer din nuværende investering IT infrastruktur.

Se en kort video her, om hvordan du kan se dokumenter direkte fra Outlook brugerfladen.

Søgninger i M-Files

Søg overalt med M-Files - Unik søgemotor i M-Files

Idag stiger mængden af data og information med voldsomt fart og dokumenter og information er arkiveret i stigende antal systemer og netværksdrev og meget tid bruges på at finde information og dokumenter. Derfor er det vigtigt at have en løsning som har en stærk søgemotor – det har M-Files. Ikke alene kan M-Files søge overalt efter de søgeord, som man angiver, men vil også søge i indhold i dokumenter, metadata, beskrivelser, tags m.fl.

Det er også muligt at søge i delte netværksdrev fra M-Files, som dermed gør søgninger meget mere værdifulde, da der oftest er arkiveret mange informationer og dokumenter i netværksdrev. Dermed åbner M-Files synligheden på tværs af netværksdrev og systemer, når man har brug for det. Ingen grund til at migrer data og lave store migreringsprojekter ud af dette – I M-Files kan vi finde alle data og informationer uanset, hvor de er arkiveret.

Se en kort video her, om hvordan man kan søge efter information og dokumenter i netværksdrev fra M-Files

Versionsstyring

Versionsstyring – find den rigtige version, hver gang

Den automatiske versionsstyringen i M-Files sikrer dig, at du altid har adgang til den seneste version af et dokument. Det er nemt at se, hvad som er ændret. Så du behøver ikke at bekymrer dig om dokumenter som ikke er opdaterede eller skal lede efter forskellige versioner. Søgning i mange versioner af det samme dokument og sammenligning af ændringer tager lang tid og reducer produktiviteten. Eliminer forvirringen omkring versioner og ændringer.
  • Tjek-ind og Tjek-ud funktion, så du kan holde styr på, når en fil bliver ændret og hvem som laver ændringer
  • Pre-reservering af den gamle version og muligheden for at ”rulle” den tilbage til den tidligere version
  • Ændrings-log inkluderer brugernavne, tidsstempel og kommentarer ved ændringer
  • Supportere samtidig ændringer (co-authoring) som gør at flere brugere på samme tid kan ændre I documenter, også offline funktionalitet som kontrollerer ændringer endda uden netværksadgang eller internetadgang
Deling af dokumenter

Nem deling – internt og eksternt

Muligheden for at dele information og dokumenter med andre medarbejdere, leverandører, underentreprenører mfl. i projekter kan være udfordrende. Men ikke med M-Files, her kan du nemt dele et link, som giver adgang til projektdokumenter eller opgaver som skal godkendes m.m. Du har også mulighed for at sætte deadline på delinger. Så har du styr på hvad som virksomheden har delt et sted og ikke delt via mange systemer som Dropbox, Onenote mfl.

M-Files lader dig dele links til dokumenter, information og opgaver til godkendelse, både internt og eksternt. Se en kort video her, om hvordan du deler et dokument via et link i M-Files.

Skabelonstyring

Få samlet og ensrettet alle vigtige skabeloner/templates i virksomheden

Med M-Files er det nemt at få samlet og ensrettet alle vigtige skabeloner/templates i virksomheden. Vi giver dig her en kort video, der viser dig, hvor nemt det er at ensrette skabeloner i M-Files.

Case for thyssenkrupp

ThyssenKrupp Elevator sparer over $1.5 millioner ved at implementere M-Files elektronisk dokumenthåndtering

Elektronisk dokumenthåndtering håndterer bl.a. digitalisering af dokumenter, automatisere processer og godkendelsesflows samt tracking.

Case for Danske Diakonhjem

”Vi står tilbage med en løsning, hvor ønsker og krav er indfriet og stadig en løsning, som er nem at bruge for alle”

Efter at Danske Diakonhjem har fået elektronisk dokumenthåndtering implementeret som en del af deres daglige processer, er nye behov og ønsker opstået bl.a. workflows og opgave tildelinger til medarbejdere og afdelinger samt hovedkontoret og stadig med styring af rettigheder på brugere og afdelinger. Elektronisk signatur til interne medarbejdere og eksterne personer og bestyrelser er også en del af løsningen idag.

”Det er jo nemt og brugervenligt”
- Lene Husted, HR- & Lønchef
Referencer
Elektronisk dokumenthåndtering – alle brancher og størrelser
Fra store internationale koncerner til små lokale virksomheder – her er nogle kunder, der håndterer deres dokumenter, data og information med M-Files.
Skabeloner
Pre-defineret skabeloner til processer

M-Files GPDR

M-Files kan hjælpe virksomheder med overholde GDPR krav og specielt i forbindelse med at virksomheder skal kunne dokumentere og vise at de overholder kravene. Se mere

Kvalitetsstyring (QMS)

M-Files’ kvalitetsstyringssystem (QMS) er en brugervenlig løsning til Standard Operating Procedure management (SOP), kvalitetskontrol af dokumenter m.fl. Se mere

HR template

HR området er det vigtigste område i en virksomhed, da medarbejdere er den største værdi i virksomheder. Fra onboarding og træning til evaluering af præstationer og løbende karriereudvikling. Se mere

Kontraktstyring

Kontrakthåndtering er et af de mest kritiske aspekter ved styring af dine forretningsforbindelser. Det er vigtigt at have det rette system til håndtering af kontrakter. Se mere

Projektstyring

M-Files understøtter hele projektets livscyklus fra start til slut og øger leveringstider til tiden og reducerer risikoen. Da data og dokumentation er centrum for ethvert projekt, er det vigtigt, at de styres effektivt. Se mere

Backoffice

M-Files hjælper virksomheder effektivt med at styre alle deres back office-processer, mens de samtidigt understøtter overholdelseskrav og regler. Se mere