Dokumenthåndtering
Dokumenthåndtering med Microsoft Sharepoint
• Dokumenthåndtering - Effektivt og søgbart system til håndtering af dokumenter.
• Dokumentstyring - Få styr på dine dokumenter.
email
håndtering
Automatisk
versionsstyring
Intelligent Søgefunktion
LET AT
KONFIGURERE
Automatisk
rettighedsstyring
SharePoint Dokumenthåndtering
Dokumenthåndtering
(Dokumenthåndtering; effektive arbejdsgange, større konkurrenceevne og komplet styring af jeres processer)
Med vores SharePoint Dokumenthåndtering løsning får I et godt overblik over virksomhedens dokumenter og arbejdsgange. Det er et enkelt og tidsbesparende ledelsessystem, der samler alle vigtige dokumenter et sted, hvor I kan styre og håndtere dem. Vores SharePoint løsning til dokumenthåndtering er udviklet ud fra, at løsningen skal være et brugervenligt system, samt at det skal være system-neutral, og intelligent. Det betyder, at du kan administrere dokumenter nemt og effektivt.
Med vores Dokumenthåndtering få du en løsning der;
- Bringer struktur til ustrukturerede data
- Opfylder compliance og lovkrav
- Håndterer alle dokumenttyper, herunder Office-dokumenter, e-mails, chats, tegninger m.m.
- Kan anvendes direkte fra Outlook, Teams eller Browser samt Microsoft Office programmerne.
- Skaber overblik og gør vigtig information tilgængelig for de rigtige interessenter i det korrekte sammenhæng.
- Automatisere dokumentgennemgangen og godkendelsesprocessen. (automatiserede arbejdsgange og processer)
- Integreres med din ERP, CRM og mange andre systemer.
- Centralisere administrationen.
- Forbedrer sikkerheden, og undgår risiko for brud på data.
- Fremskynder og effektivisere forretningsprocessen.
Dokumenthåndtering skal være let
Fra at dokumentere sager via Outlook til at trække relevante e-mails og anden kommunikation ind i hvert projekt vil dine medarbejdere vide præcis, hvad der foregår på tværs af deres portefølje. Vi har et alsidigt modul, der tillader dig at tilpasse alt til din organisations behov.
Hvad får du ud af det?
• EDH-dokumenthåndtering system bygger bro fra Outlook til en virksomhedsomfattende platform – det giver synlighed og mulighed for samarbejde omkring korrespondance.
• Det bedste af det hele er, at det hele foregår i Outlook med den velkendte grænseflade – anvendelse kræver ingen træning. Det er bare at komme i omdrejninger.
• Den lette træk-og-slip-funktion hjælper dig med at holde orden; den tillader dig at flytte dine vigtige e-mails og dokumenter til det projekt eller den sag, de hører til.
• Sammenhængende strukturer i dokument processer: data bliver lagret ét sted og kan nemt tilgås
• Tæt integration med Microsoft 365 og Teams
• Brugervenlig og intuitiv brugergrænseflade
Book en Gratis Demo
SHAREPOINT DOKUMENTHÅNDTERING
Dokumenthåndtering handler om kontrol. Kontrol af processer/arbejdsgange, risici og opgaver.
Automatiserede arbejdsgange hjælper med at forbedre effektiviteten ved at standardisere og automatisere dokumentprocedurer. Når dokumenter behandles manuelt, er de udsatte for fejl og der kan opstå misforståelser af, hvordan dokumenterne skal håndteres. Med et automatiseret arbejdsgangssystem kan medarbejderne oprette regler, der definerer dokumentflowet. For eksempel, når en leder godkender en faktura, kan den automatisk sendes til betaling. Der kan oprettes mere komplekse arbejdsgange, samt meddelelser og påmindelser.
Kernefunktioner i SharePoint Dokumenthåndtering
- E-mail integration – administrer dokumenter direkte fra din e-mail-indbakke. (Outlook)
- Avanceret rettighedsstyring.
- SharePoint avancerede søgemotor.
- Dele dokumenter med eksterne eller lukke helt ned for ekstern deling på specifikke sites.
- Avanceret versionering modul/funktion.
Avanceret Versionsstyring
Versionskontrol er en af de grundlæggende funktioner i et dokumentstyringssystem.
Dokumentversionskontrolløsninger kan variere meget, afhængigt af den påtænkte brug og hvordan systemet er designet til at fungere. EDH SharePoint-løsning til dokumenthåndtering identificerer de første og efterfølgende versioner ved at tildele hver version et nummer og tydeligt angive, hvilken version der er den seneste. Ud over det er der andre versionskontrolfunktioner, der kan bruges til at skabe en robust versionskontrolløsning.
Dokument Versionskortlægning
Når du gennemgår et dokuments historie, er det yderst nyttigt at inkludere noter for hver version. Dette hjælper brugerne med at forstå, hvorfor ændringer blev foretaget, og hvad disse ændringer indebærer. I stedet for at åbne hver fil for at bestemme, hvordan de adskiller sig, kan versionsnotater hjælpe brugerne med hurtigt at forstå, hvordan dokumentet har ændret sig over tid.
Automatisk dokument sammenligning
Selvom versionsnoter kan være nyttige, er det nogle gange vigtigt at forstå præcis, hvordan et dokument har ændret sig. Dette gælder især, når det kommer til visse typer dokumenter i R&D-afdelingen eller som teknisk dokumentation eller juridiske filer såsom kontrakter. Sammenligningsværktøjer giver brugerne mulighed for hurtigt at finde forskellene mellem to eller flere dokumenter, hvilket i sidste ende sparer den tid, det ville tage at læse hver version manuelt og se forskellene.
Andre komponenter i versionskontrol system
- Underversionering
- Dokumentgodkendelse
- Revisionsspor
Mobile friendly
– Dokumenthåndtering
Med direkte adgang til alle projekt / sager dokumenter og filer kan dine medarbejdere rapportere status, fejl, sikkerhedsproblemer og andre vigtige projektmålinger, efterhånden som de opstår eller identificeres. Derudover, med EDH avanceret workflow-opsætning og rettighedsstyring kan du sikre, at de korrekte brugere får besked og bliver mindet om at træffe passende foranstaltninger med det samme for at sikre løbende fremdrift og reducere indvirkningen af eventuelle identificerede udfordringer.
Ved vores SharePoint Dokumenthåndtering løsning er alle oplysninger tilgængelige fra et enkelt dedikeret arbejdsområde – hvilket giver medarbejderne et hurtigt overblik over fremskridt, kvalitetskontrol, risikovurderinger og meget mere fra stationære computere og mobile enheder.
Book en Gratis Demo
Læs Mere om vores
