SharePoint kan bruges til mere end dokumentbiblioteker og intranet. Med den rigtige løsning kan platformen understøtte konkrete arbejdsprocesser som projektstyring, kvalitetsstyring, dokumenthåndtering, kontraktstyring og e-mailarkivering.
EDH Technology er en dansk leverandør af standardløsninger i SharePoint og Microsoft 365.
Vi hjælper virksomheder i hele Danmark med at samle dokumenter, data og arbejdsgange i standard SharePoint standardløsninger, der kan konfigureres, så de passer til virksomhedens processer.
EDH Technology er en del af OnePoint og har mere end 10 års erfaring med SharePoint-baserede løsninger.
Hvad indeholder SharePoint standardløsninger?
En SharePoint standardløsning er en løsning, der er bygget til en bestemt forretningsproces.
I stedet for at opbygge SharePoint fra bunden indeholder standardløsningen allerede strukturer, funktioner og processer til det område, virksomheden vil håndtere.
EDH Technology tilbyder blandt andet standard SharePoint løsninger til:
Løsningerne bygger på SharePoint og Microsoft 365 og kan integreres med virksomhedens øvrige systemer, hvor det er relevant.
Projektstyring i SharePoint
En SharePoint løsning til projektstyring samler projektets information, dokumenter og aktiviteter i en struktur.
Løsningen kan blandt andet håndtere:
- Projekter og projektfaser
- Projektopgaver og ansvar
- Projektstatus og milepæle
- Projektrisici
- Projektdokumenter og e-mails
- Projekt- og porteføljestyring
Det giver projektledere og medarbejdere et samlet overblik over projektet og dets dokumentation.
EDH Technology’s projektstyringsløsning kan bruges til både enkelte projekter og en større projektportefølje.
SharePoint-baserede QMS
Et QMS skal kunne håndtere mere end kvalitetsdokumenter. Det skal også understøtte de processer, der sikrer, at dokumenter, procedurer og afvigelser bliver behandlet korrekt.
EDH Technology – SharePoint-baserede QMS kan blandt andet håndtere:
- Dokument- og versionsstyring
- Godkendelser
- Afvigelser
- Risici
- Audits
- Procedurer
- Processtyring
- Sporbarhed
- ISO 9001, 14001, 45001, 27001, 13485
Det samler kvalitetsdokumentation og relaterede processer i SharePoint, så medarbejderne arbejder med den samme struktur og de samme oplysninger.
SharePoint-baserede CRM
SharePoint er ikke nødvendigvis en erstatning for et CRM-system.
Det kan i stedet bruges til at håndtere den dokumentation og information, der ligger omkring kunder og kundeprocesser.
Det kan eksempelvis være:
- Kundedokumenter
- Tilbud
- Kontrakter
- E-mails
- Projektinformation
- Relaterede dokumenter
OnePoints CRM- og projektstyringsløsninger forbinder hele processen fra første henvendelse til afsluttet projekt. Når en aftale indgås i CRM-systemet, kan projektet oprettes automatisk med relevante kundeoplysninger, behov, dokumenter og ansvarlige medarbejdere. Informationen følger dermed kunden fra lead og salg til projekt og levering – uden manuel genindtastning mellem systemerne.
E-mailarkivering i SharePoint
Vigtig forretningskommunikation ligger ofte i medarbejdernes Outlook-postkasser.
Med e-mailarkivering i SharePoint kan relevante e-mails og vedhæftninger arkiveres sammen med den proces eller dokumentation, de hører til.
Det kan eksempelvis være:
- E-mails til et projekt
- Korrespondance med en kunde
- Kommunikation om en kontrakt
- E-mails til en sag eller opgave
EDH Technologys løsninger kan arkivere e-mails direkte fra Outlook og knytte dem til relevante områder i SharePoint.
Det gør den relevante korrespondance tilgængelig sammen med resten af dokumentationen i stedet for kun i en individuel mailboks.
Dokumenthåndtering i SharePoint
Dokumenthåndtering i SharePoint handler om at have styr på dokumenter, versioner, adgang og struktur.
EDH Technology dokumenthåndteringsløsning kan blandt andet bruges til:
- Strukturering af dokumenter
- Versionsstyring
- Adgangsstyring
- Søgning
- Metadata
- Godkendelser
- E-mailhåndtering
Dokumenterne kan samtidig indgå i andre SharePoint-processer som projektstyring, kontraktstyring og kvalitetsstyring.
Kontraktstyring i SharePoint
Kontraktstyring kræver overblik over både kontrakter, dokumenter, godkendelser og de personer, der arbejder med dem.
EDH Technology kontraktstyringsløsning kan samle kontrakter og relateret dokumentation i SharePoint.
Løsningen kan blandt andet bruges til:
- Oprettelse og registrering af kontrakter
- Godkendelsesprocesser
- Dokumenthåndtering
- Kontraktstatus
- Relaterede dokumenter
- Automatisering af processer
Kontraktstyringen kan samtidig integreres med Microsoft 365-værktøjer som Teams eller Outlook.
Flere løsninger i samme SharePoint platform
Fordelen ved at bygge løsningerne på samme platform er, at processerne kan hænge sammen.
Et projekt kan samle kunde, kontrakt, dokumenter og e-mails i samme struktur, så informationen følger projektet fra opstart til afslutning.
I et QMS kan processer, dokumenter, godkendelser, audits og afvigelser håndteres i en sammenhængende struktur med tydelig historik og sporbarhed.
Det betyder, at virksomheden kan samle relaterede oplysninger i SharePoint i stedet for at håndtere hver proces i et separat system.
Det er især relevant for virksomheder, hvor dokumenter og informationer går på tværs af afdelinger og arbejdsprocesser.
SharePoint standardløsninger med mulighed for tilpasning
En standardløsning er et færdigt udgangspunkt. Den behøver ikke være identisk fra virksomhed til virksomhed.
EDH Technology kan konfigurere løsningen efter blandt andet:
- Virksomhedens processer
- Roller og adgangsrettigheder
- Dokumentstruktur
- Godkendelsesflows
- Metadata
- Integrationer
- Automatisering
Virksomheden kan derfor tage udgangspunkt i en eksisterende løsning uden at skulle udvikle hele strukturen fra bunden.
Vores SharePoint standardløsninger
EDH Technology udvikler SharePoint standardløsninger til virksomheder, der vil strukturere deres arbejdsprocesser i Microsoft 365.
Løsningerne dækker blandt andet:
- Projektstyring
- QMS og kvalitetsstyring
- CRM
- E-mailarkivering
- Dokumenthåndtering
- Kontraktstyring
Hver løsning indeholder de funktioner og processer, der er relevante for det pågældende område, og kan integreres med virksomhedens eksisterende Microsoft 365-miljø.
Har I allerede SharePoint, men mangler en struktureret løsning til projektstyring, dokumenthåndtering, QMS, kontrakter eller e-mailarkivering, kan EDH Technology hjælpe med at finde den rette standardløsning til jeres behov.
