Dokumenthåndteringssystem
SharePoint Dokumenthåndtering
Dokumenthåndtering: Oplev et effektivt og søgbart Dokumenthåndteringssystem, der sikrer optimal kontrol og håndtering af dine dokumenter.
Email Håndtering
Automatisk Versionsstyring
Intelligent Søgefunktion
LET AT KONFIGURERE
Automatisk Rettighedsstyring
Dokumenthåndtering
Med vores SharePoint Dokumenthåndteringssystem får I et brugervenligt overblik over virksomhedens dokumenter og arbejdsgange. Det er et enkelt og tidsbesparende dokumenthåndteringssystem, der samler alle vigtige dokumenter et sted, hvor I kan styre og håndtere dem. Vores SharePoint dokumentstyringssystem er et brugervenligt system som betyder, at du kan administrere dokumenter nemt og effektivt.
(Dokumenthåndtering; effektive arbejdsgange, større konkurrenceevne og komplet styring af jeres processer)
Med vores Dokumenthåndtering få du en løsning der;
- Bringer struktur til ustrukturerede data
- Kan overholde compliance og lovkrav
- Håndterer alle dokumenttyper, herunder Office-dokumenter, e-mails, chats, tegninger m.m.
- Kan anvendes direkte fra Outlook, Teams eller Browser samt Microsoft Office programmerne.
- Skaber overblik og gør vigtig information tilgængelig via brugerrettigheder eller grupper.
- Automatisere manuelle dokument- og godkendelsesprocesser.
- Integreres med ERP, CRM og mange andre systemer.
- Centralisere administration og rettighedsstyringen på dokumenthåndteringen i virksomheden
- Højner datasikkerhed og er med til at minimere risiko for brud på data.
- Fremskynder og effektivisere forretningsprocesser.
Dokumenthåndtering skal være let
Fra at styre sager/projekter via Outlook til at trække relevante e-mails og anden kommunikation direkte ind i sager/projekter vil dine medarbejdere få et mere fokuseret overblik over hvad der foregår på tværs af afdelinger og rettigheder. Vores løsning til dokumenthåndtering er fleksibelt og tillader dig at tilpasse det til din virksomheds behov.
Hvad får du ud af det?
• EDH dokumentstyringssystem bygger bro fra Outlook til en SharePoint – det giver synlighed og mulighed for samarbejde.
• Det bedste af det hele er, at det hele foregår i velkendte Microsoft 365 programmer med den velkendte grænseflade – anvendelse kræver minimal træning.
• Sammenhængende strukturer i dokument processer: data bliver lagret ét sted og kan nemt tilgås
• Fuld integration med Microsoft 365, Teams og de andre velkendte Microsoft 365 programmer
• Brugervenlig og intuitiv brugergrænseflade
Book en Gratis Demo
SharePoint Dokumenthåndtering Løsning
Dokumenthåndtering handler om overblik og at have sikkerhed over virksomhedens dokumenter og information. Overblik over processer/arbejdsgange, risiko og opgaver.
Herudover kan automatiserede arbejdsgange hjælper med at forbedre effektiviteten ved at standardisere og automatisere dokumentprocedurer. Når dokumenter behandles manuelt, er der risiko for fejl og der kan opstå misforståelser for hvordan dokumenterne skal håndteres. Med et automatiseret dokumenthåndteringssystem kan der oprettes regler, der definerer dokumentflowet. Der er også mulighed for at oprette mere komplekse arbejdsgange, samt opgaver og påmindelser via email.
Kernefunktioner i SharePoint Dokumenthåndtering
- E-mail integration – administrer dokumenter direkte fra din e-mail-indbakke. (Outlook)
- Rettighedsstyring.
- SharePoint avancerede søgemotor.
- Dele dokumenter, også med eksterne eller lukke helt ned for ekstern deling på specifikke sites.
- Versionsstyring af dokumenter
Versionsstyring i Dokumenthåndteringssystem
Versionsstyring er en meget vigtig funktionalitet og er naturligvis standard i vores Dokumenthåndteringssystem.
EDH SharePoint-løsning til dokumenthåndtering håndterer automatisk versionsstyring. De første og efterfølgende versioner får tildelt et versionsnummer og herefter er det tydeligt angivet, hvilken version der er den seneste. Der kan også skelnes imellem mindre eller større versioner og det er også standard i løsningen.
Overblik over Dokument Versioner
Når du skal skabe dig et overblik over dokumenternes livscyklus, kan det være nyttigt at inkludere noter for hver version. Dette hjælper også andre brugere med at forstå, hvorfor ændringer blev foretaget, og hvad disse ændringer indebærer. I stedet for at åbne hver fil for at se, hvordan de adskiller sig, kan notater hjælpe brugerne med hurtigt at forstå, hvordan dokumentet har ændret sig over tid også kaldet dokumentets livscyklus.
Automatisk dokument sammenligning
Sammenligning af ændringer i dokumenter kan være yderst vigtige og især for visse typer dokumenter, juridiske filer såsom kontrakter. Sammenligningsværktøjet giver brugerne mulighed for hurtigt at finde forskellene mellem to dokumenter, hvilket i sidste ende kan spare meget tid og kan også betyde store økonomiske risikoer vil blive mindsket i forhold til at skulle gøre dette manuelt.
Andre funktionaliteter i versionsstyringen
Vores dokumenthåndteringssystem inkluderer flere nøglefunktioner.
- Dokumentgodkendelse: Denne funktion sikrer, at alle dokumenter gennemgår en nødvendig godkendelsesproces før implementering. Det understøtter compliance og opretholder kvalitetsstandarder inden for dokumenthåndtering.
- Revisionsspor: Et fuldt integreret revisionspor muliggør transparent sporbarhed af alle ændringer foretaget i et dokument. Dette er essentielt for at kunne opretholde et højt sikkerhedsniveau og for at faciliterer enkel revision og compliance overholdelse i dokumenthåndteringssystemet.
Mobilvenlig Dokumenthåndteringssystem
Med direkte adgang til alle projekt / sager dokumenter og filer kan dine medarbejdere rapportere status, fejl, og andre vigtige projektmålinger, efterhånden som de opstår eller identificeres. Derudover, med EDH avanceret workflow-opsætning og rettighedsstyring kan du sikre, at de korrekte brugere får besked og bliver mindet om at træffe passende foranstaltninger med det samme for at sikre løbende fremdrift og reducere indvirkningen af eventuelle identificerede udfordringer.
Ved vores SharePoint dokumentstyringssystem løsning er alle oplysninger tilgængelige fra et enkelt dedikeret arbejdsområde – hvilket giver medarbejderne et hurtigt overblik over fremskridt, kvalitetskontrol, risikovurderinger og meget mere fra stationære computere og mobile enheder.
Book en Gratis Demo
Læs Mere om vores
SharePoint Projektstyring
Projektstyring
Start med det mest oplagte – så kan I senere bygge mere på
SharePoint Kontraktstyring
